Om een goede samenwerking te garanderen en heldere verwachtingen te scheppen, hebben wij onderstaande algemene voorwaarden opgesteld. Deze zijn van toepassing op alle vormen van gebruik van onze locatie, waaronder huwelijken, particuliere vieringen, zakelijke bijeenkomsten en afscheidsmomenten.

Door een reservering te plaatsen bij Landgoed Huis Brakel verklaart de opdrachtgever zich akkoord met deze voorwaarden. De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk zich op de hoogte te houden van wijzigingen in de algemene voorwaarden.

1. Algemene bepalingen

1.1 Gebruik van de locatie

1.1.1 De locatie of ruimte wordt beschikbaar gesteld voor het overeengekomen aantal gasten en binnen de afgesproken tijdsduur.

1.1.2a Indien de opdrachtgever of diens leveranciers zelf wijzigingen aanbrengen in de zaalopstelling — zoals het verplaatsen van tafels, stoelen of andere elementen — dient de oorspronkelijke indeling na afloop van het evenement volledig te worden hersteld. Het is niet toegestaan om zonder overleg en toestemming meubilair te verplaatsen dat behoort tot de vaste inrichting of antieke stukken, waaronder banken, kasten, schilderijen of overige waardevolle onderdelen van het interieur. Indien de opstelling niet wordt teruggeplaatst, of wanneer toestemming is genegeerd, brengt Landgoed Huis Brakel een ombouwvergoeding van € 55,00 in rekening.

1.1.2b De standaardinventaris is afgestemd op de meest voorkomende opstellingen. Afhankelijk van het aantal gasten, de gewenste opstelling en het programma van het evenement kan aanvullend meubilair worden bijgehuurd. De hiermee gemoeide kosten worden uitsluitend na voorafgaand overleg aan opdrachtgever doorbelast.

1.1.3 Extra uren of extra gasten worden in rekening gebracht op basis van de geldende meerprijzen.

1.1.4a Het is niet toegestaan om decoratie, borden, posters of ander materiaal te bevestigen aan muren, zuilen, deuren, ramen of ander (vast) interieur met gebruik van plakband, schilderstape, ducttape, lijm, punaises, spijkers of vergelijkbare materialen, tenzij vooraf schriftelijk toestemming is verleend door Landgoed Huis Brakel. Eventuele bevestiging mag uitsluitend plaatsvinden met door ons goedgekeurde materialen die geen sporen achterlaten. Indien er schade of vervuiling ontstaat als gevolg van het bevestigen of verwijderen van materialen, zullen de bijbehorende herstel- of schoonmaakkosten volledig worden doorbelast aan de opdrachtgever.

1.1.4b Alle door of namens opdrachtgever aangebrachte decoratie dient te voldoen aan de geldende brandveiligheidseisen en mag geen gevaar opleveren voor gasten, medewerkers, het gebouw of de inventaris. Decoratie mag geen schade, vervuiling of onevenredige belasting veroorzaken aan het pand, het interieur of de aanwezige voorzieningen. Het is uitdrukkelijk niet toegestaan decoratie, bloemen, verlichting of andere materialen aan kroonluchters, armaturen of overige vaste onderdelen van het gebouw te bevestigen of daaraan te hangen, tenzij Landgoed Huis Brakel hiervoor vooraf schriftelijk toestemming heeft verleend.

1.1.5 Het strooien van confetti, rijst, glitters, snippers of vergelijkbare materialen is niet toegestaan. Bij overtreding brengen wij € 250,00 schoonmaakkosten in rekening per overtreding.

1.1.6 Het oplaten van ballonnen of het gebruik van confetti-ballonnen is niet toegestaan.

1.1.7 Het afsteken van vuurwerk en/of vergelijkbare activiteiten is te allen tijde en zonder uitzondering verboden op en in de directe omgeving van het landgoed. Dit verbod geldt ongeacht eventuele meldingen, vergunningen of goedkeuringen van overheidsinstanties of derden. Overtreding leidt tot directe beëindiging van de activiteit, waarbij alle daaruit voortvloeiende schade, kosten en/of sancties volledig voor rekening van de opdrachtgever komen.

1.1.8 In het herenhuis zijn enkel led-kaarsen toegestaan. Het gebruik van brandende kaarsen elders op de locatie is alleen toegestaan wanneer vooraf is overeengekomen met de locatie.

1.1.9 Het gebruik van bloemenblaadjes, zowel echt als kunstmatig, is uitsluitend toegestaan na voorafgaand overleg en toestemming van Landgoed Huis Brakel.
Bij gebruik van kunstbloemblaadjes dienen deze direct na afloop volledig te worden opgeruimd door de opdrachtgever of diens ceremoniemeester. Het gebruik van losse kunstmatige bloemenblaadjes buiten is nooit toegestaan, vanwege de beschermde natuur rondom ons landhuis. Indien er blaadjes worden aangetroffen op het terrein, kunnen extra schoonmaakkosten van € 75,- in rekening worden gebracht. Gebruik van kleurstoffen of blaadjes (ook natuurlijke, met name rode) die kunnen afgeven op ondergrond of kleding is niet toegestaan.

1.1.10 Het gebruik, aansteken of verspreiden van sterretjes is op het gehele terrein van Landgoed Huis Brakel niet toegestaan. Dit verbod geldt zowel binnen als buiten en geldt voor de opdrachtgever, diens gasten en door of namens de opdrachtgever ingeschakelde derden. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het vooraf informeren van gasten, ceremoniemeesters, leveranciers en overige betrokkenen over dit verbod. Indien tijdens een evenement toch sterretjes worden gebruikt, is Landgoed Huis Brakel gerechtigd het gebruik hiervan onmiddellijk te laten beëindigen en een bedrag van € 250,00 aan de opdrachtgever in rekening te brengen. Dit bedrag staat los van eventuele schade. Alle schade aan gebouwen, interieur, inventaris, terrein of overige eigendommen van Landgoed Huis Brakel die als gevolg van het gebruik van sterretjes ontstaat, kan aanvullend volledig bij de opdrachtgever in rekening worden gebracht.

1.1.11 Roken is uitsluitend toegestaan op de terrassen. Sigaretten dienen gedoofd en weggegooid te worden in de daarvoor bestemde asbakken of peukenzuilen. Het achterlaten van sigarettenpeuken op het terrein is niet toegestaan. Indien er na afloop van het evenement een aanzienlijk aantal sigarettenpeuken op het terrein worden aangetroffen, kunnen hiervoor extra schoonmaakkosten van € 75,00 in rekening worden gebracht.

1.1.12 Wijzigingen in het aantal gasten of afgenomen diensten dienen uiterlijk 2 weken voorafgaand aan het evenement te worden doorgegeven. Het totaalbedrag van de offerte mag niet meer dan 10% afwijken van het eerder overeengekomen bedrag, tenzij hierover vooraf schriftelijk overeenstemming is bereikt. Wijzigingen binnen veertien dagen voor het evenement zijn nimmer mogelijk in verband met inkoop, personeelsplanning, opbouwvoorbereidingen, afspraken met leveranciers en overige operationele beperkingen.

1.1.13 Wijzigingen in samenstelling, zaalgebruik of aanvullende diensten kunnen uitsluitend tot uiterlijk zeven dagen vóór het evenement kosteloos worden aangepast en vereisen voor verrekening altijd voorafgaande schriftelijke instemming van Landgoed Huis Brakel.

1.1.14 Op en rond het landgoed is het gebruik, bezit of verhandelen van (soft/hard)drugs ten strengste verboden. Indien bij ons of de beveiliging signalen ontstaan dat dit toch plaatsvindt, behouden wij ons het recht voor het feest te beëindigen zonder restitutie.

1.1.15a Voor ieders veiligheid vragen wij dat kinderen te allen tijde onder toezicht staan van een ouder, verzorger of aangewezen begeleider. Landgoed Huis Brakel kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen, letsel of schade die voortvloeien uit het ontbreken van adequaat toezicht. Daarnaast behouden wij ons het recht voor om kinderen (of hun begeleiders) aan te spreken en zo nodig te verzoeken bepaalde ruimtes niet te betreden of te verlaten, wanneer deze niet geschikt of bedoeld zijn voor vrij gebruik. Dit doen wij uitsluitend met het oog op veiligheid, rust en het behoud van het landgoed.

1.1.15b Kinderen hebben nimmer toegang tot het podium, de Bruidssalon en de Raadskamer, tenzij vooraf is overlegd met Landgoed Huis Brakel.

1.1.15c Indien tijdens (een deel van) de bruiloft meer dan 7 kinderen aanwezig zijn, is het bruidspaar verplicht zorg te dragen voor de aanwezigheid van ten minste één professionele bruiloftsnanny of andere daarvoor geschikte begeleider, die zich gedurende het evenement primair richt op de begeleiding en het toezicht op de kinderen. De kosten hiervan zijn voor rekening van het bruidspaar.

1.1.16 Drinken, anders dan water, is in Salon de Marie Géraud niet toegestaan, tenzij anders overeengekomen met de locatie.

1.1.17 Eventuele opmerkingen of klachten over het eten, drank, service of andere aspecten van het evenement dienen tijdens het evenement zelf aan ons gemeld te worden. Alleen dan kunnen wij nog bijsturen of corrigeren waar nodig. Klachten die pas na afloop worden gemeld, kunnen wij niet meer herstellen en worden daarom beperkt in behandeling genomen.

1.1.18 Landgoed Huis Brakel behoudt zich te allen tijde het recht voor om aanpassingen en verbeteringen aan te brengen aan het gebouw, het landgoed, de tuinen en de inrichting van de ruimtes. Hieronder vallen onder meer onderhoudswerkzaamheden, renovaties, herinrichting, vervanging van meubilair, decoratie of technische voorzieningen. Dergelijke wijzigingen geven geen recht op annulering, ontbinding van de overeenkomst of enige vorm van schadevergoeding, mits de aard en het karakter van de overeengekomen ruimte of dienstverlening hierdoor niet wezenlijk worden aangetast. Landgoed Huis Brakel zal er uiteraard naar streven eventuele wijzigingen zodanig uit te voeren dat deze geen nadelige invloed hebben op reeds geplande evenementen.

1.1.19 Gasten van Landgoed Huis Brakel zijn uitsluitend welkom in de door hen gehuurde en aangewezen ruimten. Het betreden van niet-gehuurde of uitsluitend voor personeel bestemde ruimten, waaronder in ieder geval de keuken, het linnengoedmagazijn, de bibliotheek, het Arsenael, de zolder, de vide en de diensttrap, is niet toegestaan, tenzij hiervoor vooraf uitdrukkelijk toestemming is verleend door Landgoed Huis Brakel.

Landgoed Huis Brakel aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade, verlies, ongevallen of letsel voortvloeiend uit het onbevoegd betreden van deze ruimten. Opdrachtgever blijft te allen tijde volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor het handelen van diens gasten.

1.1.20 Gebruik van het podium dient uiterlijk tien dagen voorafgaand aan het evenement schriftelijk te worden afgestemd met Landgoed Huis Brakel. Zonder voorafgaande goedkeuring kan podiumgebruik worden geweigerd.

1.1.21 Vanwege de leeftijd en kwetsbaarheid van de lift is gebruik hiervan uitsluitend toegestaan voor personen die slecht ter been zijn, het bruidspaar en personeel van Landgoed Huis Brakel. Overig gebruik van de lift is nadrukkelijk niet toegestaan.

1.1.22 Gebruik van de Oude Moestuin dient met uiterste zorg en respect plaats te vinden. Het is niet toegestaan om gewassen, bloemen of kruiden te plukken, buiten de aanwezige paden te treden, te roken, of eten en drinken mee de moestuin in te nemen. Kinderen zijn uitsluitend welkom onder directe begeleiding van een volwassene.

De Oude Moestuin wordt met grote toewijding onderhouden door vrijwilligers. Een vrijwillige donatie ter ondersteuning van hun werkzaamheden wordt zeer gewaardeerd en kan eenvoudig via het offertesysteem worden toegevoegd.

1.1.23 De aanwezige gordijnen in de ruimtes zijn uitsluitend bedoeld als decoratieve raambekleding. Het openen, sluiten, verplaatsen of vastzetten van gordijnen door gasten is niet toegestaan, tenzij hiervoor toestemming is verleend door Landgoed Huis Brakel. Eventuele schade voortvloeiend uit oneigenlijk gebruik wordt doorbelast aan opdrachtgever.

1.2 Offerte en boeking

1.2.1     Een offerte is 14 dagen geldig, tenzij anders aangegeven. Indien binnen deze periode geen schriftelijke bevestiging wordt ontvangen, vervalt de offerte inclusief eventuele opties of reserveringen.

1.2.2     Landgoed Huis Brakel behoudt zich het recht voor om prijswijzigingen door te voeren indien ontwikkelingen in de markt, wet- en regelgeving of kostprijsverhogende factoren daartoe aanleiding geven. In dat geval informeren wij de opdrachtgever zo spoedig mogelijk. Zie hiervoor 1.16 Indexering.

1.2.3 De samenstelling van menukaarten, gerechten en culinaire arrangementen wordt periodiek aangepast. De menuprijzen die gelden op het moment waarop de opdrachtgever de definitieve menukeuze aan Huis Brakel doorgeeft, zijn van toepassing, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een vaste menuprijs is overeengekomen.

1.2.4 Enkel en alleen het e-mailadres van het hoofdaccount uit de offertetool wordt gebruikt voor communicatie buiten de offertetool om.

1.3 Reservering en betaling

1.3.1     De reservering (in geval van een trouwerij, galafeest, of particuliere viering) is definitief na ontvangst van een aanbetaling van twintig procent (20%) van het totaalbedrag.

1.3.2     Uiterlijk vier (4) weken (in geval van een trouwerij, galafeest, of particuliere viering) voor de gereserveerde datum dient tachtig procent (80%) van het totaalbedrag voldaan te zijn.

1.3.3     Bij niet-tijdige betaling behouden wij ons het recht voor de reservering eenzijdig te annuleren.

1.3.4     Het resterende bedrag dient binnen zeven (7) dagen na het versturen van de eindafrekening te zijn voldaan.

1.3.5     Indien betaling uitblijft, zijn alle redelijke buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten — waaronder kosten voor incassobureaus, juridische bijstand en
rente — volledig voor rekening van de opdrachtgever. De wettelijke rente is van toepassing vanaf het moment van verzuim.

1.4 Betaling bij late bevestiging

1.4.1 Indien een overeenkomst voor een bruiloft wordt aangegaan binnen zes (6) maanden voorafgaand aan de datum van het evenement, geldt een afwijkende betalingsregeling.

1.4.2 In dat geval is de opdrachtgever bij bevestiging van de overeenkomst verplicht tot betaling van een aanbetaling van twintig procent (20%) van het overeengekomen totaalbedrag.

1.4.3 Het resterende bedrag van tachtig procent (80%) dient uiterlijk vier (4) weken vóór de datum van het evenement volledig te zijn voldaan.

1.4.4 De overeenkomst komt pas definitief tot stand na ontvangst van de aanbetaling zoals genoemd in lid 2.

1.4.5 Indien betaling niet tijdig plaatsvindt, is opdrachtnemer gerechtigd de overeenkomst op te schorten of te ontbinden, zonder dat opdrachtgever aanspraak kan maken op enige schadevergoeding.

1.4.6 Afwijkingen van deze betalingsregeling zijn uitsluitend mogelijk na schriftelijke bevestiging door opdrachtnemer.

1.5 Annulering

1.5.1     Annuleringen dienen schriftelijk (per e-mail) of telefonisch te worden doorgegeven.

1.5.2     Bij annulering zijn de volgende kosten van toepassing:

• Tot 16 weken voor het evenement: 20% van het totaalbedrag wordt in rekening gebracht (rest wordt gerestitueerd).
• Tussen 16 en 4 weken: 50% van het totaalbedrag wordt in rekening gebracht.
• Tussen 4 en 2 weken: 75% van het totaalbedrag wordt in rekening gebracht.
• Minder dan 2 weken voor het evenement: 100% van het totaalbedrag verschuldigd.
• Wanneer er na bevestiging van de reservering wordt geannuleerd, wordt te allen tijde de volledige locatiekosten in rekening gebracht.

1.6 Aansprakelijkheid

1.6.1     Landgoed Huis Brakel is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van eigendommen van gasten of leveranciers.

1.6.2     De opdrachtgever is aansprakelijk voor het gedrag van de gasten en voor eventuele schade die zij veroorzaken aan gebouwen, inrichting of terrein.

1.6.3     Indien externe leveranciers worden ingehuurd door de opdrachtgever, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor hun gedrag, verzekering en naleving van onze locatievoorwaarden.

1.6.4     Landgoed Huis Brakel is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door externe leveranciers,  ook niet indien deze door ons zijn aanbevolen.

1.6.5     Bij schade, verlies of vermissing van inventaris of gehuurde materialen wordt de vervangingswaarde in rekening gebracht. Deze kosten zijn voor rekening van de opdrachtgever.

1.6.6     Landgoed Huis Brakel aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van typ- en programmeerfouten op de website van Landgoed Huis Brakel of andere publicaties. 

1.7 Overmacht

1.7.1     In geval van overmacht, zoals natuurrampen, ziekte, overlijden, pandemie, overheidsmaatregelen of andere onvoorziene omstandigheden, behoudt
Landgoed Huis Brakel zich het recht voor de overeenkomst aan te passen, te verplaatsen of te ontbinden zonder schadeplichtigheid.

1.7.2     Indien een situatie als geschetst bij 1.7.1 voorkomt, wordt in overleg gezocht naar een passende oplossing, zoals verplaatsing naar een andere datum.

1.8 Foto- en videomateriaal

1.8.1     Tijdens evenementen kunnen door ons of namens ons foto’s en video’s worden gemaakt.

1.8.2     Landgoed Huis Brakel behoudt zich het recht voor om dit materiaal te gebruiken voor trainingsdoeleinden en promotionele doeleinden (zoals website, social media of drukwerk).

1.8.3     Indien de opdrachtgever of gasten hier bezwaar tegen hebben, dient dit vooraf schriftelijk te worden gemeld.

1.8.4     Gasten, leveranciers en overige aanwezigen die op onze locatie beeldmateriaal maken, stemmen er impliciet mee in dat dit materiaal — indien aan ons verstrekt of online gedeeld in verband met het evenement — eveneens gebruikt mag worden voor promotionele doeleinden van Landgoed Huis Brakel, tenzij zij hier vooraf schriftelijk bezwaar tegen maken.

1.8.5     Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om diens gasten en leveranciers te informeren over deze bepaling.

1.9 Muziek en techniek

1.9.1     Externe leveranciers, zoals DJ’s of bands, dienen gebruik te maken van hun eigen geluidsinstallatie, tenzij vooraf anders is overeengekomen met Landgoed Huis Brakel.

1.9.2     In overleg en tegen een meerprijs kan gebruik worden gemaakt van de geluidsinstallatie van Landgoed Huis Brakel. De beschikbaarheid hiervan is
afhankelijk van de locatie en het type evenement.

1.9.3     De geluidsproductie mag op geen enkel moment hoger zijn dan 95 dB, gemeten bij de bar.

1.9.4     In de buitenruimte is het gebruik van versterkte muziek niet toegestaan na 22.00 uur.  Uitzonderingen (zoals tijdens een ceremonie) zijn alleen mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming.

1.9.5     Bij overschrijding van de geluidsnormen of niet-naleving van de afspraken behoudt Landgoed Huis Brakel zich het recht voor om het geluidsniveau te
beperken of de installatie tijdelijk buiten gebruik te stellen.

1.9.6     Het gebruik van rookmachines en vergelijkbare effecten is toegestaan, mits dit op een verantwoorde wijze gebeurt en geen overlast of hinder veroorzaakt voor gasten, personeel of het verloop van het evenement. Landgoed Huis Brakel behoudt zich te allen tijde het recht voor om het gebruik van rookmachines te beperken of te beëindigen indien sprake is van overmatige rookvorming, onveilige situaties of verstoring van het programma.

1.9.7 Het gebruik van zogenoemd binnenvuurwerk (zoals sparkulars) kan, na voorafgaand overleg en schriftelijke goedkeuring door Landgoed Huis Brakel, worden toegestaan. Hierbij gelden te allen tijde de volgende voorwaarden:

• de exacte positionering wordt vooraf afgestemd en vastgelegd;
• de effecten worden uitsluitend bediend door een professionele partij;
• de maximale hoogte bedraagt 2 meter;
• toepassing vindt uitsluitend plaats op een door Landgoed Huis Brakel goedgekeurde locatie.

Bij overtreding behoudt Landgoed Huis Brakel zich het recht voor de activiteit per direct te beëindigen en eventuele schade, kosten en/of boetes volledig op de opdrachtgever te verhalen.

1.10 Dieetwensen en allergieën

1.10.1     Mochten er dieetwensen en/of (voedsel)allergieën zijn, dienen jullie dit zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 2 weken voor aanvang van het event aan ons door te geven. Indien deze melding later wordt gedaan, tracht Landgoed Huis Brakel hier rekening mee te houden, maar kan dit niet garanderen.

1.10.2.    Mochten er veganistische wensen zijn, zullen wij hiervoor € 30,00 per couvert extra rekenen.

1.10.3 Wijzigingen in het definitieve menu en/of de aard van dieetwensen en allergieën dienen uiterlijk veertien (14) dagen vóór aanvang van het evenement aan Landgoed Huis Brakel te zijn doorgegeven.

Na deze termijn is Landgoed Huis Brakel niet verplicht wijzigingen te accepteren. Indien Landgoed Huis Brakel desondanks instemt met een wijziging die binnen veertien (14) dagen vóór aanvang van het evenement wordt doorgegeven, is Landgoed Huis Brakel gerechtigd hiervoor € 250,- aan wijzigingskosten per wijzigingsmoment in rekening te brengen.

Het betalen van deze wijzigingskosten houdt niet in dat de gevraagde wijziging kan worden gegarandeerd. Landgoed Huis Brakel beoordeelt in overleg met de keuken of de wijziging op dat moment nog uitvoerbaar is.

1.11 Derden

1.11.1   Landgoed Huis Brakel houdt zich het recht voor dat wanneer een opdrachtgever annuleert en er reeds overeenkomsten zijn gesloten met derden ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst met de opdrachtgever, de annuleringskosten van deze derden 1 op 1 mogen worden doorgezet naar de opdrachtgever.

1.11.2   Leveranciers kunnen op de dag van het evenement op- en afbouwen. Alle materialen en goederen dienen op dezelfde dag weer te worden afgevoerd. Indien dit om logistieke redenen niet mogelijk is en materialen op locatie blijven staan, gebeurt dit geheel op risico van de betreffende leverancier. Landgoed Huis Brakel aanvaardt hiervoor geen aansprakelijkheid. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het informeren van de leveranciers over deze bepaling.

1.11.3. Afstemming met externe leveranciers mag in overleg via Landgoed Huis Brakel verlopen, bijvoorbeeld voor toegang tot de locatie of praktische zaken rondom op- en afbouw. De opdrachtgever blijft echter te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van juiste contactgegevens en afspraken met de betreffende leverancier(s), alsmede voor het daadwerkelijk nakomen van de gemaakte afspraken door deze partijen. Landgoed Huis Brakel is niet aansprakelijk voor het niet of te laat leveren van diensten of materialen door derden.

1.12 Gastenaantal

1.12.1   De opdrachtgever dient het definitieve aantal gasten uiterlijk veertien (14) dagen vóór de datum van  het evenement schriftelijk aan Landgoed Huis Brakel door te geven. Het aanpassen middels het offertesysteem geldt hierbij als legitiem. Het laatst opgegeven aantal vóór deze datum geldt als bindend.

1.12.2   Bij een grotere of te late wijziging (> 10% of later dan 14 dagen vóór):
a. Bij een vermindering van het aantal gasten van meer dan tien procent (10%), of;
b. Bij medische of andere wijzigingen die later dan veertien (14) dagen vóór het evenement worden doorgegeven,
behoudt Landgoed Huis Brakel zich het recht voor om:

• Vast te houden aan het laatst overeengekomen aantal gasten, en dat volledig te factureren; en/of
• Een nieuwe prijsberekening op te stellen (bijvoorbeeld bij minder schaalvoordeel) of een aangepaste zaal/tarieven te hanteren.

1.12.4  Latere wijzigingen in samenstelling, zaalgebruik of aanvullende diensten vallen eveneens niet onder artikel 1.12.2, en vereisen vooraf schriftelijke instemming voor verrekening.

1.12.5   Indien op de dag van het evenement blijkt dat het daadwerkelijke aantal aanwezige gasten  hoger is dan het vooraf doorgegeven en overeengekomen aantal, behoudt Landgoed Huis Brakel zich het recht voor om:
a. Deze extra gasten separaat in rekening te brengen tegen het op dat moment geldende  tarief per persoon;
b. Eventuele additionele kosten die hieruit voortvloeien (zoals extra personeel, catering, tafelaankleding of zaalcapaciteit) aanvullend te factureren;
c. In geval van een overschrijding die leidt tot het overschrijden van de maximumcapaciteit of veiligheidsgrenzen, toegang tot de locatie (gedeeltelijk) te weigeren of andere passende maatregelen te treffen.

1.12.6 Wij werken met het vooraf opgegeven aantal gasten omdat wij hierop onze inkoop, personele inzet en opbouw baseren. Ook als er op de dag zelf minder gasten aanwezig zijn, hebben wij de volledige capaciteit voor jullie gereserveerd. Daarom blijft het overeengekomen aantal leidend voor de facturatie.

1.13 Einde van het evenement

1.13.1 Na afloop van het feest (conform het afgesproken eindtijdstip) dienen alle gasten de locatie te verlaten. Enkele personen mogen nog maximaal 45 minuten blijven om op te ruimen en materialen in te pakken. Na deze 45 minuten dient de locatie volledig verlaten te zijn, tenzij vooraf anders is overeengekomen. Bij overschrijding van deze tijd kan een extra personeels- en locatietoeslag van € 75,00 per kwartier in rekening worden gebracht.

1.13.2 Afbouw leveranciers is tot 1 uur na afloop van het programma. Wanneer leveranciers langer nodig hebben rekenen wij € 55,00 per 30 minuten (af te ronden). Deze kosten worden verrekend op de eindfactuur.

1.13.3 Na afloop van het evenement dient de ruimte volledig opgeruimd te worden opgeleverd. Alle materialen, (decoratie)artikelen, verpakkingen, dozen, kratten en afval dienen door de opdrachtgever of diens leveranciers te worden afgevoerd. Indien er materialen of afval achterblijven, worden hiervoor opruim- en afvoerkosten in rekening gebracht à € 15,00 per doos/verpakkingseenheid, met een minimum van € 45,00.

1.13.4 Ook voor externe leveranciers geldt dat alle meegebrachte materialen, apparatuur en overige items op de dag van het evenement, uiterlijk een uur na afloop van het feest, dienen te zijn opgehaald. Wij hanteren dit beleid om te voorkomen dat materialen van een andere bruiloft zichtbaar aanwezig zijn tijdens een volgende bruiloft of bijeenkomst.

Indien vooraf schriftelijk is overeengekomen dat ophalen op dezelfde dag niet mogelijk is, kunnen afwijkende afspraken worden gemaakt. Zonder een dergelijke afspraak brengen wij € 75,00 per achtergebleven opstelling per nacht in rekening.

1.13.5 Landgoed Huis Brakel is niet verantwoordelijk voor het bewaren of retourneren van achtergelaten goederen, tenzij vooraf anders is overeengekomen. Wij zullen waar mogelijk gevonden spullen tot maximaal één week bewaren, maar zijn hiertoe niet verplicht.

1.14 Besluitvorming evenement binnen- of buiten

1.14.1 Indien de opdrachtgever geen overdekte voorziening (zoals een tent) heeft afgenomen, wordt uiterlijk 48 uur vóór aanvang van het evenement in overleg met Landgoed Huis Brakel bepaald of de opstelling binnen of buiten plaatsvindt. De uiteindelijke beslissing wordt genomen door Landgoed Huis Brakel op basis van de op dat moment beschikbare weersinformatie, om de uitvoering van het evenement zo goed mogelijk te waarborgen. Indien de opdrachtgever desondanks kiest voor een buitenopstelling, gebeurt dit geheel op eigen risico. Landgoed Huis Brakel aanvaardt in dat geval geen aansprakelijkheid voor schade, verstoring of onderbreking van het programma als gevolg van weersomstandigheden. Indien door weersverandering op de dag zelf alsnog moet worden omgebouwd van buiten naar binnen, wordt hiervoor een ombouwvergoeding van € 145,00 in rekening gebracht, wegens extra personele inzet en operationele drukte. Dit bedrag staat los van eventuele andere kosten die voortvloeien uit deze wijziging.

1.15 Externe cateraar

1.15.1 Landgoed Huis Brakel werkt met vaste chefs en cateringpartners. In uitzonderlijke gevallen kan, uitsluitend na schriftelijke toestemming van Landgoed Huis Brakel, een externe cateraar worden toegelaten.

1.15.2 Voor het gebruik van onze faciliteiten en het wegvallen van omzet wordt in het geval van een externe cateraar een cateringsfee van 15% over de totale cateringomzet doorbelast aan het opdrachtgever, met een minimum van € 7,00 p.p. (tenzij anders is overeengekomen).

1.15.3 Bij inzet van een externe cateraar is deze volledig verantwoordelijk voor het verzorgen en meenemen van eigen servies, glaswerk en bestek. Dit materiaal dient na afloop van het evenement ook weer (vuil) te worden meegenomen door de cateraar. Het gebruik van servies of bestek van Landgoed Huis Brakel is hierbij niet toegestaan.

1.15.4 De externe cateraar dient te voldoen aan de geldende hygiëne- en veiligheidsvoorschriften (HACCP, verzekeringen en aansprakelijkheid) en is verantwoordelijk voor het opruimen en schoon opleveren van de keuken en gebruikte ruimtes. Eventuele schade of extra schoonmaakwerkzaamheden worden doorbelast.

1.15.5 Externe catering kan nooit dranken bevatten: deze dienen altijd via de locatie te worden afgenomen.

1.16 Indexering

1.16.1 De locatiehuur wordt jaarlijks per 1 juli geïndexeerd op basis van de ontwikkeling van de Consumentenprijsindex (CPI, alle huishoudens), zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), dan wel een vergelijkbare objectieve prijsindex.

1.16.2 De indexering van de locatiehuur is uitsluitend van toepassing indien tussen de bevestiging van de overeenkomst en de datum waarop het evenement plaatsvindt ten minste zes maanden liggen. In geval van minder dan zes maanden, blijft de bij het sluiten van de overeenkomst overeengekomen locatiehuur ongewijzigd.

1.16.3 Overige tarieven, waaronder maar niet uitsluitend catering, dranken, personeelskosten, huurmaterialen, aanvullende diensten en overige faciliteiten, kunnen jaarlijks per 1 januari worden geïndexeerd op basis van de ontwikkeling van de Consumentenprijsindex (CPI, alle huishoudens), zoals gepubliceerd door het CBS, dan wel een vergelijkbare objectieve prijsindex.

1.16.4 Landgoed Huis Brakel stelt de opdrachtgever zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 30 dagen vóór de ingangsdatum van een indexering, schriftelijk of elektronisch op de hoogte van de aangepaste tarieven.

1.16.5 Overeenkomsten die zijn gesloten binnen dertig dagen voorafgaand aan indexeringsmoment zijn van die desbetreffende indexering uitgesloten.

1.16.6 Indien na het sluiten van de overeenkomst sprake is van uitzonderlijke kostprijsverhogingen als gevolg van gewijzigde wet- of regelgeving, belastingen, accijnzen, btw-tarieven of andere van overheidswege opgelegde maatregelen, behoudt Landgoed Huis Brakel zich het recht voor deze aantoonbare kostenstijgingen afzonderlijk door te berekenen, voor zover deze redelijkerwijs niet in de reguliere indexering zijn begrepen.

1.7 Beveiliging

Bij avondfeesten met 140 of meer avondgasten wordt in beginsel door Huis Brakel ten minste één professionele beveiliger ingezet. Huis Brakel behoudt zich het recht voor hiervan af te wijken indien de omstandigheden daartoe naar haar oordeel aanleiding geven. De hieraan verbonden kosten worden opgenomen in de offerte of, indien de omvang van het evenement pas later wijzigt, aanvullend aan de opdrachtgever doorberekend.

Ongeacht het aantal aanwezige (avond)gasten behoudt Landgoed Huis Brakel zich voorts het recht voor aanvullende beveiligingsmaatregelen te treffen of te verlangen indien dit naar het oordeel van Landgoed Huis Brakel noodzakelijk is in het belang van de veiligheid van gasten, medewerkers, leveranciers, eigendommen of de omgeving. De hieraan verbonden kosten komen voor rekening van de opdrachtgever, mits de opdrachtgever hiervan vooraf in kennis is gesteld.

2. Aanvullende bepalingen per type evenement

2.1 Huwelijken

2.1.1 Voorbereiding op locatie:
De locatie is op de dag van het huwelijk beschikbaar vanaf 13.00 uur. Indien jullie je eerder op locatie willen begeven of klaarmaken (kleding, haar, make-up), kan dat in overleg en tegen een ochtendhuur; jullie zijn dan welkom vanaf 09.00 uur. Voor elk uur eerder wordt € 95,00 gerekend.

2.1.2 Eerder toegang t.b.v. bijv. decoreren
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is het toegestaan om de gehuurde ruimtes vanaf één uur vóór aanvang van het evenement te betreden ten behoeve van decoratie- en stylingwerkzaamheden. Eerdere toegang is uitsluitend mogelijk in overleg met en na goedkeuring van Landgoed Huis Brakel. Eventuele eerdere toegang geeft geen recht op horeca-, service- of cateringfaciliteiten, aangezien voorbereidingen en personele inzet op dat moment nog niet volledig operationeel zijn.

2.1.3 Gasten zijn uitsluitend welkom op de eerste verdieping indien daar op dat moment een onderdeel van het evenement plaatsvindt of indien hiervoor toestemming is verleend door Landgoed Huis Brakel. Het zonder aanleiding verblijven op de eerste verdieping is niet toegestaan.

De Bruidssalon is nadrukkelijk uitsluitend toegankelijk voor het bruidspaar. Deze ruimte geldt gedurende de trouwdag als privéruimte.

2.1.4 Kinderen:

• Kinderen onder de 2 jaar worden niet meegerekend in het aantal gasten.
• Kinderen van 2 t/m 11 jaar vallen onder het kindertarief.
• Kinderen vanaf 12 jaar vallen onder het reguliere tarief.

2.1.5 Verplaatsing van een bruiloft:
Wanneer een reservering is gemaakt dan geldt voor het verplaatsen van de bruiloft het navolgende: 

• Meer dan 12 maanden voor het gereserveerde tijdstip: 0% van de offertewaarde.
• Meer dan 6 maanden voor het gereserveerde tijdstip: 5% van de offertewaarde
• Meer dan 3 maanden voor het gereserveerde tijdstip: 20% van de offertewaarde
• Meer dan 1 maand voor het gereserveerde tijdstip: 50% van de offertewaarde
• Minder dan 1 maand voor het gereserveerde tijdstip: 100% van de offertewaarde

2.1.6 Verzekering:
Wij raden sterk aan om een bruiloftsverzekering af te sluiten. Bij annulering om een gedekte reden voorkomt dit financiële tegenvallers en regelwerk.
Mocht het bruidspaar een verzekering afsluiten, via welke verzekeraar dan ook, is het belangrijk te beseffen dat Landhuis Huis Brakel niet verantwoordelijk is voor de voorwaarden, premiehoogte, afhandeling of uitvoering van de verzekering – ook niet indien de verzekering is afgesloten binnen het Restau-platform (Constell). Alle vragen en claims dienen rechtstreeks bij de verzekeringsmaatschappij te worden ingediend.

2.1.7 Definitieve informatie:
a. De opdrachtgever dient uiterlijk twee weken vóór het evenement het definitieve aantal gasten door te geven, alsmede alle relevante informatie met betrekking tot dieetwensen, allergieën of overige bijzonderheden. Zie hiervoor mede bepaling 1.12.
b. De opdrachtgever dient uiterlijk twee dagen voor het evenement de gewenste opstellingen per ruimte aan te leveren. Indien deze informatie niet of onjuist wordt aangeleverd, behoudt Landgoed Huis Brakel zich het recht voor de opstellingen naar eigen inzicht en ervaring in te richten. Aanpassingen op de dag zelf zijn alleen mogelijk indien dit operationeel haalbaar is.
c. Het online draaiboek is het leidende document voor de uitvoering van het evenement. Alle afspraken, keuzes en bijzonderheden dienen hierin te worden opgenomen. Informatie die uitsluitend via losse correspondentie (zoals e-mail, WhatsApp of telefoongesprekken) is gedeeld, maar niet in het draaiboek is bevestigd, wordt als niet-bindend beschouwd.

2.1.8 Culinair concept
Het diner wordt als gezamenlijk culinair concept vastgesteld. Het minimale aantal gangen bedraagt drie. Het is niet mogelijk uitsluitend losse hoofdgerechten te serveren ter vervanging van een dinerconcept. Indien wordt afgeweken van een volledig driegangenmenu, geldt per gast minimaal de prijs van het driegangenmenu als basis voor de dinerafname. Het culinaire aanbod kan wisselen gedurende de tijd, bijv. indien dit beter aansluit bij beleving en/of marktprijs.

2.1.9 Bruidstaart en zoetigheden
Restanten van bruidstaart en/of andere meegebrachte of geserveerde zoetigheden dienen op de dag van het evenement door opdrachtgever of diens gasten te worden meegenomen (inclusief eventueel verpakkingsmateriaal). Indien restanten na afloop van het evenement achterblijven, zal Landgoed Huis Brakel deze verwijderen en afvoeren. Landgoed Huis Brakel aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de kwaliteit, houdbaarheid of het bewaren van deze producten.

2.1.10 Drankenarrangement
Tijdens bruiloften wordt voor de Hollandse bar (bier, huiswijnen, frisdranken, sappen, koffie en thee) uitsluitend gewerkt met een drankafkoop voor de onderdelen borrel, diner, receptie en feest, dan wel onderdelen van gelijke aard. Nacalculatie is hierbij niet van toepassing. Voor overige dranken, waaronder gedistilleerde dranken, speciaalbieren, cocktails, shotjes en mixdranken, kan – indien van toepassing – worden gewerkt op basis van nacalculatie.

2.1.11 Crew diner
Maaltijden voor de crew kunnen worden geselecteerd in het offertesysteem. Crewmaaltijden (zoals voor band, DJ, fotograaf en/of andere leveranciers) worden uitsluitend verzorgd op het moment dat dit past binnen het programma en de logistiek van de keuken. De verzorging van het bruiloftsdiner voor de gasten heeft te allen tijde prioriteit. Crewmaaltijden worden daarom geserveerd op een door Landgoed Huis Brakel te bepalen moment.

2.1.12 Omzetgarantie
Voor iedere reservering geldt een overeengekomen minimale omzetgarantie. Indien de gerealiseerde omzet lager uitvalt dan deze garantie, wordt het verschil aanvullend in rekening gebracht als onderdeel van de locatiehuur.

2.1.13 Ceremoniemeester(s)
De ceremoniemeester(s) fungeert/fungeren als vertegenwoordiger van de opdrachtgever gedurende de uitvoering van de trouwdag.
a. Landgoed Huis Brakel is gerechtigd om – op de trouwdag zelf – alle operationele en organisatorische afstemming via de ceremoniemeester(s) te laten verlopen en mag erop vertrouwen dat zij beslissingsbevoegd zijn. Beslissingen en goedkeuringen die via de ceremoniemeester(s) worden gegeven, zijn bindend voor de opdrachtgever. Eventuele klachten achteraf over deze afstemming worden niet in behandeling genomen.
b. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig delen van de ceremoniemeestersbriefing van Landgoed Huis Brakel met de aangewezen ceremoniemeester(s) en/of andere betrokken derden. Landgoed Huis Brakel mag ervan uitgaan dat de inhoud van deze briefing bekend is bij de ceremoniemeester(s) en wordt nageleefd. Eventuele klachten, vertragingen of onvolkomenheden die voortvloeien uit het niet (juist) naleven van deze briefing, kunnen niet aan Landgoed Huis Brakel worden toegerekend en worden derhalve niet in behandeling genomen.

2.1.14 Bezoek aan locatie
De locatie bezoeken met familie, vrienden, ceremoniemeesters en/of leveranciers is mogelijk tijdens eens van onze open avonden en/of dagen (zie hier).

2.1.15 Wijzigingen en aanvullingen
Om misverstanden te voorkomen verzoeken wij alle wijzigingen en aanvullingen op de boeking uitsluitend door te geven via het offertesysteem of per e-mail. Wijzigingen die telefonisch, mondeling, via WhatsApp, sociale media of andere communicatiekanalen worden doorgegeven, worden pas als ontvangen en verwerkt beschouwd nadat deze door Landgoed Huis Brakel schriftelijk zijn bevestigd of zichtbaar zijn gemaakt in het offertesysteem. Landgoed Huis Brakel kan niet garanderen dat wijzigingen die uitsluitend via andere communicatiekanalen worden doorgegeven tijdig of correct worden verwerkt.

2.2 Particuliere vieringen en afscheid

2.2.1 Beschikbaarheid & voorbereiding:
De ruimte is beschikbaar vanaf het overeengekomen tijdstip. Eventuele vroege toegang voor opbouw, rouwvervoer of andere voorbereidingen geschiedt in overleg en kan extra kosten met zich meebrengen.

2.2.2 Afstemming ceremonie of herdenking:
Bij afscheidsceremonies denken wij graag mee over de opstelling, ontvangst van gasten, en eventuele bijzondere wensen. Deze dienen uiterlijk 3 dagen vooraf met ons afgestemd te zijn.

2.3 Zakelijke bijeenkomsten

2.3.1 Opstelling en faciliteiten:
Standaard zijn tafels en stoelen aanwezig, tenzij anders overeengekomen. Eventuele wensen ten aanzien van opstelling, ontvangst of audiovisuele voorzieningen dienen uiterlijk 7 dagen vooraf met ons gedeeld te worden.

2.3.2 Annuleringsregeling zakelijk:
Bij zakelijke boekingen kan een afwijkende annuleringsregeling gelden indien hierover vooraf afspraken zijn gemaakt en schriftelijk bevestigd.

2.3.3 Facturatie:
Facturatie geschiedt volgens de afspraken in de offerte of opdrachtbevestiging. Bij afwijkende afspraken ten aanzien van betalingstermijnen geldt hetgeen schriftelijk is overeengekomen.

3. Slotbepaling

3.1 Nederlands recht:
Op deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. In geval van een geschil zal dit worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Landgoed Huis Brakel gevestigd is.

3.2  UVH:
Op alle overeenkomsten zijn tevens de Uniforme Voorwaarden Horeca van toepassing, zoals opgesteld door Koninklijke Horeca Nederland (https://www.khn.nl/uvh-nl). Deze zijn op verzoek kosteloos verkrijgbaar.

3.3 Bijzondere bepaling militaire uitzending:
Indien ten minste één van de aanstaande echtgenoten in actieve militaire dienst is, kan opdrachtgever op verzoek kosteloos een afzonderlijke regeling ontvangen met betrekking tot operationele uitzending en de mogelijkheid tot verplaatsing van het evenement.